Review ACL Ver.9 Kelompok 1

PENGGUNAAN ACL (AUDIT COMMAND LANGUAGE) PADA PROFILE, STATISTIK DAN STRATIFY DALAM ACCOUNT RECEIVABLE

Bagian Achmad Fanjasyiro

Apa itu ACL (Audit Command Language) ?

ACL dikembangkan sejak tahun 1970-an oleh Prof. Hart J. Will dari Canada dan kemudian dikelola oleh ACL Services Ltd, Vancouver, Canada, dan merupakan pemimpin pasar dalam teknologi pengambilan data, analisis data, serta pelaporan (hasil survey tahunan The Institute of Internal Auditors, USA, 2005). ACL telah dikembangluaskan dengan fungsi untuk memenuhi kebutuhan analisis data seluruh aktivitas bisnis operasional di dalam perusahaan, di antaranya pada bidang audit untuk analisis data, pencocokan dan pembandingan data, laporan penyimpangan, dsb; pada bidang IT (Information Technology) untuk data migration, data cleansing, data matching, data integrity testing; selain itu juga untuk analisis, konsolidasi, rekonsiliasi data, dan pelaporan pada divisi lain seperti Keuangan, Pemasaran, Distribusi, Operasional, dan lain sebagainya.

ACL dapat membaca data dari berbagai macam sistem yang terbentang mulai dari model sistem mainframe lama hingga ke relational database modern. ACL adalah aplikasi yang hanya ‘read-only’, ACL tidak pernah mengubah data sumber asli sehingga aman untuk menganalisis jenis live-data. Keanekaragaman sumber data dan teknologi akses data, cara mengakses data juga bervariasi dari satu sumber data ke lain. ACL membaca beberapa sumber data secara langsung dengan mengimpor dan menyalin sumber data sehingga dapat dianalisis. ACL dirancang khusus untuk menganalisa data dan menghasilkan laporan audit baik untuk pengguna biasa (common/nontechnical users) maupun pengguna ahli (expert users). Dengan menggunakan ACL, pekerjaan auditing akan jauh lebih cepat daripada proses auditing secara manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari.

Software ini dapat melakukan akses data langsung ke dalam database ataupun dalam bentuk teks file dalam waktu yang singkat tanpa menganggu sistem yang sedang berjalan, melakukan proses verifikasi hasil dari data yang diperoleh untuk menciptakan integrasi data yang dipercaya, dan hasil analisa data yang dapat diandalkan. Semua dapat dilakukan dengan cepat, tepat, aman, dan akurat.

Apa saja manfaat menggunakan ACL (Audit Command Language) ?

Manfaat ACL antara lain:

·         Bagi auditor: Penggunaan ACL akan membantu mereka dalam melaksanakan tugas audit secara lebih terfokus, cepat, efisien, efektif, dan murah dengan lingkup yang lebih luas dan analisis mendalam. Indikasi penyimpangan dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan dengan beraneka ragam analisis menggunakan ACL sehingga auditor dapat menemukan lebih banyak penyimpangandan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pembuktian.

·         Untuk manajemen termasuk profesi akunting dan keuangan: ACL dapat membantu mereka dalam menganalisis data dan informasi perusahaan, pengujian pengendalian yang telah ada, dan pembuatan laporan manajemen secara cepat dan fleksibel.

·         Untuk Sumber Daya Manusia/Pemeriksa, IT, dan lainnya: Dapat melakukan sistem pelaporan yang sesuai dengan keinginan atau laporan yang diinginkan (independensi) dengan akurasi dan kualitas data yang sangat bagus sehingga data pelaporan dapat dipercaya. Proses pembuatan rekapitulasi dengan sangat cepat.

Fitur dan kemampuan ACL Software Tools:

1.      Universal Data Access, yaitu dapat mengakses data dari hampir semua jenis database yang ada (DBF, XLS, Text File, report file, Oracle, SQL, DB2, AS/400 FDF, COBOL, dsb) dan semua platform (PC, minicomputer, dan mainframe).

2.      Jumlah Data Besar, yaitu kemampuan dalam mengakses dan memproses data dalam jumlah yang sangat besar (hingga ratusan juta record).

3.      Kecepatan Waktu Proses, kemampuannya untuk memproses dalam waktu yang singkat walaupun data yang diproses dalam jumlah yang besar.

4.      Integritas Data, dengan kemampuan mengakses database 100% (tanpa metode sampling) serta data yang bersifat Read Only yang dapat menjamin orisinalitas, keamanan dan integritas data untuk pengolahan menjadi informasi yang bermanfaat bagi user dan manajemen.

5.      Automasi, pembuatan aplikasi audit yang sangat cepat dan mudah untuk melakukan automasi analisis data untuk efisiensi proses kerja.

6.      Multi File Process, dapat digunakan untuk menangani beberapa file sekaligus, tanpa mengganggu operasional teknologi informasi yang dijalankan oleh perusahaan.

7.      Log File Navigation, dilengkapi dengan log file untuk pencatatan proses analisis yang telah dilakukan sehingga menghasilkan suatu audit trail yang komprehensif.

8.      Fungsi Analisis yang Lengkap, dilengkapi fungsi-fungsi analisis yang sangat lengkap yang dapat dengan mudah dikombinasikan dalam menghasilkan temuan-temuan yang tidak pernah terkirakan sebelumnya.

9.      Pelaporan yang Handal, kemudahan untuk merancang laporan yang handal sarat informasi yang bermanfaat serta dapat dikirimkan secara otomatis via email atau integrasi ke dalam software aplikasi Crystal Report.

10.  IT Audit, kemudahan dalam menguji integritas data dan menganalisis data yang ada di dalam database ataupun menganalisis user-user yang telah masuk ke dalam suatu jaringan/network.

Manfaat menggunakan ACL Software Tools:

1.      Dapat membantu dalam mengAkses data baik langsung (Direct) kedalam system jaringan ataupun  tidak langsung (InDirect) melalui media lain seperti softcopy dalam bentuk teks file/report.

2.      Menempatkan kesalahan dan potensial fraud sebagai pembanding dan menganalisa file-file menurut aturan-aturan yang ada.

3.      Mengidentifikasi kecenderungan/gejala-gejala, dapat juga menunjukan dengan tepat/sasaran pengecualian data dan menyoroti potensial area yang menjadi perhatian.

4.      Mengidentifikasi proses perhitungan kembali dan proses verifikasi yang benar.

5.      Mengidentifikasi persoalan sistem pengawasan dan memastikan terpenuhinya permohonan dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan.

6.      Aging dan menganalisa Account Receivable/Payable atau beberapa transaksi lain dengan menggunakan basis waktu yang sensitif.

7.      Memulihkan biaya atau pendapatan yang hilang dengan pengujian data pada data-data duplikasi pembayaran, menguji data-data nomor Invoice/Faktur yang hilang atau pelayanan yang tidak tertagih.

8.      Menguji terhadap hubungan antara authorisasi karyawan dengan supplier.

9.      Melakukan proses Data Cleansing dan Data Matching atau pembersihan data dari data-data duplikasi terutama dari kesalahan pengetikan oleh End-User.

10.  Dapat melaksanakan tugas pengawasan dan pemeriksaaan dengan lebih fokus, cepat, efisien, dan efektif dengan lingkup yang lebih luas dan analisa lebih mendalam. Mengidentifikasi penyimpangan (Fraud Detection) dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga memiliki waktu lebih banyak alam menganalisa data dan pembuktian.

Bagian Singgih Kurniawan Putra

Pengendalian Berbasis Teknologi

Ketika dunia bisnis dan teknologi sudah dapat memberikan kemudahan berupa adanya  real-time  transaction  dan  real- time reporting, maka dibutuhkan juga rel- time and continues aduting. Teknologi tersebut dapat juga digunakan menguji prosedur umum pengendalian atau menggunakan software computer untuk menguji prosedur yang telah diprogram dimana program tersebut menjalankan aktivitas pengendalian. (trampe, Nguyen,CS2002). Agar dapat melakukan hal tersebut diatas diperlukan pemahaman terhadap proses bisnis.

Sebuah Studi menunjukkan bahwa pemahaman  proses  bisnis  sangat berpengaruh dalam mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan pengendalian internal.Ritchi(2006). Adanya kelemahan dan kelebihan pengendalian internal dapat di identifikasi dengan menggunakan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK). Salah satu pengendalian yang diterapkan dalam proses bisnis adalah pengendalian piutang. Dengan memanfaatkan fungsi dan fasilitas yang ada di TABK (ACL) maka bisa ditentukan apakah pengendalian aplikasi yang digunakan untuk mengelola piutang memiliki pengendalian yang baik atau tidak. (Masjono,2009).

Ada tidaknya suatu pengendalian dalam aplikasi piutang dapat dilihat dari beberapa hal diantaranya akurasi program aplikasi dalam melakukan perhitungan, mutu data yang dihasilkan dan ada tidaknya pengendalian dilakukan dengan menguji ouput program aplikasi dengan alat uji yang terdapat  pada  TABK  atau  alat  uji  yang dibuat oleh auditor sendiri.

Pengendalian piutang

Penjualan kredit melibatkan dua pihak yaitu pihak yang memberi kredit(piutang) dan pihak yang menerima kredit(hutang). Akibat   dari   kebijakan   penjualan   secara kredit akan menimbulkan hak penagihan piutang.  Dalam  arti  luas,  istilah  piutang dapat  dipergunakan  bagi  semua  hak terhadap pihak lain. Piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang akibat  dari adanya transaksi penjualan kredit.

Piutang usaha yang muncul, apabila tidak dapat   dibayarkan   atau   terjadi   kemungkinan klien bangkrut atau menghilang, maka akan mengakibatkan munculnya piutang tak tertagih. Hal   ini   disebabkan   karena   dalam  transaksi kredit  ini  ada  tenggang  waktu  sebelum pelunasan hutang dari pihak debitur dan kondisi ini komponen piutang tak tertagih kemungkinan besar masih bisa terjadi. Untuk mengatasi hal ini  maka  diperlukan  pengawasan  yang  ketat oleh manajemen perusahaan terhadap pengendalian piutang untuk menghindari kerugian yang cukup besar.

Dalam era teknologi sekarang ini, manajemen  dan  pengendalian  piutang  dapat dilakukan        secara otomatis. Program aplikasi akan secara otomatis akan membandingkan credit limit yang telah ditentukan dengan penjualan kredit yang dilakukan. Jika penjualan kredit melebihi credit limit tersebut maka program aplikasi akan mengingatkan dan proses tidak bisa dilanjutkan sebelum adanya intervensi dari manusia.

Telaah Piutang Negatip

Dalam  banyak  kasus,  seseorang  atau suatu  perusahaan  akan  membayar hutangnya   sesuai   dengan   jumlah   yang ditagih  atau  jumlah  saldo  piutangnya dan tidak mungkin terjadi kelebihan bayar jika ada  pengendalian  dalam  manajemen piutang. Dengan kemajuan teknologi informasi,   kelebihan   bayar   dapat   saja terjadi, adanya otomatisasi menyebabkan terjadinya kelebihan dalam membayar. Teknologi informasi yang telah di set-up sedemikian rupa agar dapat melakukan auto debit atau auto credit, jika tidak ada batasan atau pengendalian otomatis kapan auto debit atau  auto  credit  tersebut  akan  berakhir, maka proses tersebut akan terus belangsung sampai ada intervensi dari manusia. Sebagai contoh pada suatu perusahaan saldo piutang PT ABC yang tertera dalam aplikasi piutangnya sebesar 10.000. ketika ada pembayaran dari PT ABC sebesar 15.000 dimana informasi tersebut didapat dari konfirmasi melalui rekening bank, maka operator program aplikasi akan melakukan input sebesar 15.000. Program aplikasi secara otomatis akan mengurangi saldo piutang PT ABC dengan 15.000, saldo akhir dari piutang ABC tadi akan menjadi -5000.

Jika jumlah saldo negatip cukup signifikan dalam suatu perusahaan maka akan terjadi misinterpretasi terhadap piutang dan penjualan. Dengan mengacu kepada kasus PT ABC diatas, jika PT ABC melakukan    pembelian    kembali    sebesar 15.000, maka  oleh  operator aplikasi  akan diinput sebesar 15.000, saldo piutang PT ABC akan menjadi 10.000. Mis-interpretasi terjadi karena disatu sisi saldo piutang PT ABC sebesar 10.000 sedangkan dari sisi penjualan  sebesar  15.000.

Struktur File Account Receivable

Secara umum metodologi yang digunakan dalam kasus ini adalah sebagai berikut: pertama data AR milik perusahaan X digunakan sebagai sumber data yang sudah dikonversi ke Excel dari database perusahaan. Kedua data tersebut diimport ke ACL yang merupakan alat bantu untuk menganalisis data piutang tersebut. Dengan menggunakan fungsi yang ada di ACL (Fungsi Statistic, Profile dan Stratify) akan dihasilkan output dari masing masing fungsi tersebut dan berdasarkan output tersebut kemudian dianalisis dan dievaluasi.

METODE ANALISIS

Berdasarkan  output  yang  dihasilkan  oleh program  ACL  berupa  output  statistic,  profile dan      stratify akan dianalisis dengan membandingkan  berbagai  data  yang berkaitan dengan  menguji  kewajaran  hubungan  antara komponen yang ada di output tersebut. Judgement.

Profesional judgement diberikan dengan memperhatikan aspek berikut ini:

a.   Bagaimana tingkat signifikan dari penyimpangan yang terjadi.

b.   Siapa yang kemungkinan terganggu dengan terjadinya penyimpangan.

c.   Seberapa besar kurugian yang ditimbulkan

d.   Apakah akah menghalangi pencapaian tujuan perusahaan

e.   Mengkaji kemungkinan berulangnya penyimpangan tersebut

File  account  receivable  yang  hendak  di audit memiliki struktur seperti berikut:

Sumber: ACL ver 9

Customer yang mendukung file AR ini sehingga dalam proses audit relasi kedua tabel ini diperlukan.

Fungsi Profile

Profile digunakan untuk mengetahui nilai minimum,  nilai  maksimum,  nilai  absolut dan  nilai  field  amount  pada  tabel  AR. Profile sebaiknya digunakan sebelum menggunakan fungsi stratify dan histogram. Dengan   menggunakan   TABK, tepatnya ACL fungsi profile1 pada field amount menghasilkan tabel berikut ini:

Sumber ACL Versi 9

Dengan  mengetahui  profile  dari  suatu  field, maka seorang auditor dapat mengetahui langkah apa  yang  hendak  dilakukan  dalam  melakukan test  terhadap  suatu  tabel/file  Account Receivable. Berikut ini analisis dari masing- masing data statistik dan kegunaannya bagi auditor:

1.   Data statistik menunjukkan Total 468,880.69. Hal ini mengindikasikan bahwa total  nilai  dari  keseluruhan transaksi AR bernilai 468,880.69.Dengan demikian seorang auditor dapat mengetahui berapa besar nilai dari keseluruhan transaksi AR. Total AR dari   ekstrak   data   pada   field amount ini dapat dibandingkan dengan laporan  AR  yang  dibuat  oleh  perusahaan, jika terjadi perbedaan yang signifikan maka perlu ditelusuri perbedaan tersebut.

2.      Data statistik menunjukkan Abs.Value 585,674.41. Hal ini mengindikasikan bahwa total nilai transaksi termasuk yang bernilai positif maupun negatif bernilai 585,674.41. Disini terjadi perbedaan jumlah antara nilai absolut value dan Total, sewajarnya jumlah keduanya adanya sama. Dari tabel ini terlihat bahwa perbedaan terjadi karena adanya nilai negatip pada field amount. Dengan mengetahui terjadinya perbedaan Abs.Value dan total tersebut, seorang auditor akan menelusuri perbedaan tersebut dan mengetahui total nilai transaksi yang bernilai positif maupun negatif sehingga dapat melakukan langkah apa yang hendak dilakukan.

3.      Data statistik menunjukkan Minimum -3,582.98. Hal ini mengindikasikan bahwa nilai   terendah dari field transaksi AR sebesar -3,582.98, sehingga auditor dapat melakukan pemeriksaan terkait nilai AR terendah tersebut. Dalam situasi wajar, nilai terendah suatu  field  piutang adalah  angko positip, bukan negatip. Jadi jika angka field ini negatip dan jumlahnya cukup signifikan maka perlu diterlusuri lebih jauh

4.      Data statistik menunjukkan Maximum 5,549.19. Hal ini mengindikasikan bahwa nilai tertinggi dari field transaksi AR sebesar 5,549.19, sehingga auditor dapat melakukan pemeriksaan terkait nilai transaksi AR tertinggi tersebut. Dalam situasi wajar jumlah field AR tertinggi ini menunjukan bahwa ada pelanggan yang memiliki piutang sebesar 5.549, yang perlu diperhatikan disini adalah apakah jumlah tersebut tergolong wajar?

Bagian Suryaningsih

Fungsi Statistik

Gunakan  fungsi  statistik  yang  ada  di  TABK untuk  mendapatkan  informasi  dari  suatu  field amount yang numerik pada tabel A/R. Fungsi statistik  sering  digunakan  untuk  mendapatkan gambaran umum atau ringkasan suatu field dan memberikan informasi secara cepat amomali apa yang terjadi pada suatu tabel  sebelum dilakukan proses audit lebih lanjut. Dengan menggunakan TABK, dalam hal ini ACL fungsi statistik akan menghasilkan tabel berikut ini.

Dari hasil data statistik suatu field diatas, maka secara umum akan dapat membantu kita dalam melakukan audit test terhadap tabel-tabel yang diinginkan. Berikut ini penjelasan dari masing- masing hasil statistik dan kegunaannya bagi auditor:

1.      Data  statistik  menunjukkan  jumlah  field Positive sebesar 609. Hal ini menandakan bahwa jumlah transaksi AR yang bernilai positif sebesar 609 transaksi, dengan total nilai yang bernilai positif sebesar 527,277, serta  rata-rata  sebesar  865.81  (yang diperoleh dari hasil bagi total nilai positif 527,277 dengan jumlah field positif 609). Dengan   melihat   data   statistik   tersebut, auditor dapat mengetahui seberapa banyak jumlah  transaksi  yang  bernilai  positif  dan total nilai transaksi yang bernilai negatif, serta berapa rata-rata transaksi yang bernilai positif. Hal ini dapat membantu auditor dalam menentukan seberapa banyak sampel yang akan diaudit/diuji.

2.      Data  statistik  menunjukkan  zeros:  Hal  ini mengindikasikan bahwa terdapat 2 transaksi AR yang bernilai nol. Hal ini dapat membantu auditor dalam melakukan pemeriksaan atas transaksi AR yang bernilai nol tersebut.

3.      Data statistik menunjukkan jumlah field Negative sebesar 161 record. Hal ini menandakan     bahwa     terdapat     jumlah transaksi AR sebesar 161 record yang bernilai  negatif,  dengan  total  nilai  yang bernilai  negatif  sebesar  -58,396.86,  serta rata-rata  sebesar  -362.71  (yang  diperoleh dari hasil bagi total nilai negatif -58,396.86 dengan jumlah field negatif sebesar 161). Hasil statistik ini dapat membantu auditor mengetahui seberapa banyak jumlah transaksi AR yang bernilai negatif, berapa total nilai negatif dan rata-ratanya. Dengan demikian, auditor dapat menentukan berapa banyak transaksi AR bernilai negatif yang harus dilakukan pemeriksaan, serta berapa banyak  sample  negatif  yang  harus  diuji- coba.

4.      Data  statistik  menunjukkan  Totals  sebesar 772. Hal ini menandakan bahwa terdapat jumlah total transaksi AR yang bernilai positive, zero, dan negative sebesar 772 transaksi.  Dengan  nilai  transaksi keseluruhan (dikurangi nilai transaksi AR yang bernilai negatif) yaitu sebesar 468,880.69. Serta rata-rata yang diperoleh sebesar  607.36  (hasil  bagi  dari  nilai  total dan  jumlah  transaksi).  Hasil  statistik  ini dapat membantu auditor dalam mengetahui seberapa banyak jumlah transaksi AR dan nilai keseluruhannya. Dengan demikian auditor dapat menentukan seberapa banyak sample transaksi yang harus diuji/diperiksa.

5.      Data statistic menunjukkan AbsValue sebesar 585,674.41. Hal ini mengindikasikan terdapat total nilai sebesar 585,674.41 yang merupakan penjumlahan dari total nilai positive 527,277.55 dan total nilai negatif sebesar -58,396.86. Dari hasil statistik ini seorang auditor dapat mengetahui  total  nilai  transaksi  AR termasuk nilai negatif dari suatu transaksi.

6.      Data  statistik  menunjukkan  Range  sebesar 9,132.17. Hal ini mengindikasikan selisih antara  nilai terbesar (positif) dengan nilai terkecil (negatif). Range sering disebut sebaran/jangkauan/jarak/jenjang. Dengan mengetahui Range   dari   transaksi    AR, seorang      auditor dapat mengetahui sebaran/jangkauan/jarak/jenjang dari transaksi  AR  tersebut  sehingga memudahkan  untuk  melakukan pemeriksaan.

7.      Data     statistik     menunjukkan     Highest: 5,549.19  4,954.64  4,426.14     3,856.88 3,633.40. Hal ini mengindikasikan terdapat lima nilai transaksi tertinggi dari total nilai transaksi AR. Dari data statistik ini, seorang auditor dapat mengetahui nilai transaksi AR mana yang bernilai tinggi sehingga memudahkan  auditor  mengambil  langkah-langkah pemeriksaan terhadap transaksi ARyang bernilai tinggi tersebut.

8.      Data   statistik   menunjukkan   Lowest:   -3,582.98  -2,192.94  -2,133.37  -2,044.82  -1,954.88. Hal ini mengindikasikan terdapat lima nilai transaksi terendah dari total nilaitransaksi AR. Dari data statistik ini, seorang auditor dapat mengetahui nilai transaksi AR mana yang bernilai terendah sehingga memudahkan auditor dalam mengambil langkah-langkah pemeriksaan terhadap transaksi AR yang bernilai rendah tersebut.

Fungsi Stratify

Gunakan fungsi stratify untuk menghitung nilai field amount yang dikelompokan dalam internal tertentu. Fungsi ini sangat berguna untuk melakukan review secara cepat dan melihat ringkasan  terhadap  field  amount  sebelum seorang auditor menentukan langkah berikutnya dalam mengaudit AR. Dengan menggunakan TABK, tepatnya ACL fungsi stratify menghasilkan tabel berikut ini:

Sumber ACL Versi 9

Sebagai  contoh,  data  di  atas  merupakan hasil dari penggunaan fungsi stratify pada data

piutang. Fungsi Stratify mengelompokkan nilai penjualan ke dalam sepuluh interval yang didasarkan  pada  batas  atas  dan  batas  bawah field. Analisis hasil di atas memungkinkan auditor mengidentifikasi trend yang tidak wajar dan pengecualian.

Contohnya:

1.  Nilai  minimum  adalah  -3,582.98  dan  nilai maksimum adalah 5,549.19.

2.  Terdapat  161    bagian  memiliki  nilai  field amount yang negatif.

3.  42,90% dari kandungan field adalah antara 69.89 dan 983.11.

4.  Hanya dua bagian yang melebihi 4,635.98.

Auditor dapat menandai potensi masalah dengan hasil analisis ini. Karena transaksi ini (AR) normalnya bernilai positif, maka nilai negatif memberikan indikasi adanya kesalahan. Kesalahan   tersebut   dapat   diakibatkan   oleh sistem  komputerisasi,  kelalaian  manusia  atau juga disengaja. Jadi untuk pemeriksaan lebih lanjut, auditor hanya memilih data yang bernilai negatif saja untuk diidentifikasi.

Piutang Negatip

Secara   umum   saldo   piutang   wajarnya adalah positip dan angka positip ini menandakan bahwa perusahaan memiliki hak tagih, lain halnya   jika   saldo   piutang   tersebut   adalah negatip.  Satu  hal  yang  menonjol  ditampilkan dari data hasil ekstrak terhadap field amount adalah   bahwa   ada   piutang   yang   bersaldo negatip, berjumlah -58,396.86. terdiri dari 161 record   dengan nilai rata rata -362.70. Indikasi ini menandakan bahwa ada    mekanisme penjumlahan otomatis di program aplikasi beroperasi dengan baik. Dalam beberapa kasus, jika terjadi transaksi pelunasan piutang maka program aplikasi akan menampilkan terlebih dahulu saldo piutang yang harus dilunasi sehingga memudahkan bagi operator untuk memilih piutang mana (tgl berapa) yang dilunasi oleh  pelanggan.  Jika  ada  saldo  piutang  yang akan dilunasi lebih kecil dari jumlah cek (kas) yang diterima maka program aplikasi dapat menerima  kelebihan  tersebut  dengan mencatatnya sebagai piutang bersaldo negatip.

Dalam kasus ini jumlah piutang negatip mencapai nilai yang cukup besar sehingga status piutang yang seharusnya ditagih menjadi status harus dibayarkan (dikembalikan) ke pelanggan. Situasi ini mengindikasikan bahwa perusahaan memiliki  kewajiban  bukan  hak.  Lebih  jauh batas  tertentu  intervensi  manusia  masih diperlukan   karena  adanya   faktor  faktor  non teknis yang kadang kala merusak sistem pengendalian  yang  otomatis. Pada pengembangan program aplikas piutang artinya  bahwa  Kas  yang  dimiliki  oleh perusahaan sebagian milik pelanggan. Solusi yang bisa diberikan untuk hal ini adalah perusahaan menjual kepada pelanggan yang memiliki saldo negatip tersebut sejumlah saldo tersebut dan konsekwensi perusahaan tidak menerima uang kas karena terjadi pengurang piutang negatip tersebut. (saldo piutang menjadi). Kondisi seperti ini mengindikasikan bahwa penjualan  perusahaan  pada  posisi  tidak  baik, artinya jika penjualan terjadi kepada semua pelanggan yang memiliki saldo negatip berarti penjualan   perusahaan   meningkat   dan   tidak terjadi penambahan kas.

Jika terjadi, misalnya jumlah saldo positip dan saldo negatip sama. Program aplikasi menginformasikan saldo piutang adalah 0, jika tidak dimengerti maka informasi ini akan menyesatkan   karena   tidak   terjadi   penjualan sama sekali dalam satu periode. Fungsi profile, Statistik dan Stratify dapat digunakan sebagai langkah awal dalam melakukan audit terhadap sekumpulan data yang disimpan   secara   elektronik.   Anomali   yang didapat dari sample data AR adalah bahwa saldo negatip tersebut cukup signifikan, mencapai 161 record dari 772 record yang ada atau 27.72% dari total piutang.

Saldo piutang negatip tersebut cukup besar dan    perlu    ditelusuri    lebih    jauh.    Hasil

pembahasan  mengindikasikan  bahwa  program aplikasi secara otomatis akan menjadikan saldo piutang negatip jika terjadi kelebihan bayar dari

pelanggan.

Perlu dikaji lebih jauh bahwa apa kebijakan dari perusahaan mengenai hal ini karena karena dalam jangka panjang akan membenani perusahaan. Kebijakan perlu dibuat agar jika terjadi kelebihan bayar, segera untuk di ambil tindakan,   misalnya   dikonversi   ke   sejumlah barang kemudian dikirimkan ke pelanggan, dengan terlebih dahulu mengkonfimasinya kepada pelanggan bersangkutan.

Implikasi dan Keterbatasan

Implikasi  dari  penelitian  atau  studi  kasus  ini adalah bahwa pengendalian dapat dilakukan secara           otomatis, namun pada hendaknya dapat di set-up pengendalian yang harus ada dan otomatis. Pada sisi lain intervensi terhadap pengendalian otomatis tersebut akan merusak pengendalian yang ada. Indikasi ini terlihat dari output yang dihasilkan oleh sebuah program aplikasi piutang. Studi kasus baru melihat satu field yang paling penting dalam file AR. Ada beberapa field pendukung lainnya yang masih perlu di investigas untuk mendukung hasil yang didapat dari studi kasus ini.

Bagian SUNTO RYOTA

Cara menggunakan ACL (Audit Command Language) Versi 9

New project

Tampilan awal dari ACL V9 adalah sebagai berikut:

•   Klik Menu – File – New Project pada button bar

•   Pilih Create a new project pada Welcome Menu program ACL

Kedua perintah tersebut akan memunculkan tampilan sebagai berikut :

Di dalam tampilan tersebut, kita dapat membuat folder baru; misalnya dengan nama SV_Audit. Untuk membuat folder baru tersebut kita klik tombol menu dan ubahlah nama “New Folder” menjadi “UNY_Audit”. 

-          Kemudian klik dua kali atau open folder “UNY_Audit”

-          Kemudian masukan nama project baru tersebut, misalnya “UNY_Project”, kemudian klik save. Tampilan selanjutnya adalah sebagai berikut :

-           

Pembuatan input file definition secara otomatis dilakukan dengan menggunakan wizard sehingga anda dengan mudah mengatur file yang dimiliki dengan program ACL.

-          Kemudian klik Next, pilihlah “Disk”.

-          Kemudian klik Next, maka anda akan diminta untuk memilih file yang akan didefinisikan, dalam contoh ini misalnya anda diminta untuk memilih file Penjualan.xls, klik open, maka ACL akan menampilkan file yang teridentifikasi yaitu berbentuk ASCII. 

-          Kemudian klik next, maka secara otomatis file yang dipilih dan diklasifikasikan sebagai format excel

-          Klik next, maka selanjutnya anda diminta untuk untuk memilih sheet mana yang akan ditampilkan dalam ACL, pada contoh ini anda silahkan pilih “order” dan untuk maximum character field length dibiarkan saja tidak perlu diubah.

-          Klik next, maka selanjutnya anda diminta untuk menyimpan nama file yang telah didefinisikan sebagai bagian dari file “UNY_Project” dalam contoh ini anda isikan file name dengan nama penjualan.

-          Kemudian klik save, maka akan secara otomatis akan muncul informasi struktur file data yang sedang diproses.

-          Klik finish, maka akan muncul informasi apakah anda akan mengubah nama atau tidak,

untuk contoh ini anda langsung klik ok.

 

-          Setelah klik ok, maka secara otomatis ACL menyajikan data yang telah selesai dikonversikan kedalam format ACL.

Copy from another project

- Langkah awal yang perlu dilakukan adalah klik kanan dalam folder “UNY_Project.ACL”  copy from another project  table. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

                                                                                                                           

Setelah klik table maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

                                                                                                                                    

Pilih sample project.ACL > open

 

Pilih file Ar dan Customer yang berada di kotak sebelah kiri  klik tanda panah ke kanan yang bertujuan agar file Ar dan Customer terpilih untuk di salin dalam project kita. Setelah file Ar dan Customer pindah ke kotak sebelah kanan maka klik ok. Maka secara otomatis file Ar dan Customer telah berada di dalam daftar bagian project UNY_Project.ACL.

Namun meskipun file Ar dan Customer sudah terdapat dalam daftar bagian project UNY_Project.ACL, kedua file tersebut tidak dapat langsung dibuka. Untuk membuka file Ar dan Customer, ikuti langkah-langkah berikut ini.

Klik 2 kali pada file Ar, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

Pilih file asli atau asal Ar. yang sudah kita salin, kemudian open. Maka akan muncul tampilan yang berisi data-data yang terdapat di dalam file Ar.

 

Untuk membuka file Customer, lakukan langkah yang sama saat membuka file Ar.fil

Verifikasi Data

a.       Pilih tabel Inventory

b.       Pilih menu Data > Verify, maka akan muncul dialog box Verify kemudian klik tombol Verify Fields. ACL akan menampilkan pilihan field apa saja yang akan diverifikasi. Untuk mem-verifikasi seluruh fields maka klik Add All.

c.       Kemudian klik OK, dan akan muncul hasilnya seperti gambar di bawah. Pada hasilnya tersebut dapat kita lihat bahwa tidak terdapat data yang eror pada tabel tersebut.

Extract Data

Untuk melakukan manipulasi data pada ACL menu yang akan dipilih adalah Menu Data seperti tampak pada tampilan di bawah ini.

-          Dari tabel AR (piutang) yang terdiri dari piutang-piutang dengan berbagai macam tipe transaksi, Anda diminta untuk menyajikan data dengan tipe transaksi hanya yang IN saja.

-          Buka tabel Ar.

-          Klik Data > Extract Data. Maka akan muncul dialog box Extract.

-          Klik radio button Record dan klik If, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

 

-          Maka akan muncul dialog box seperti di bawah ini untuk memasukkan expression. Masukkan formula TYPE = ‘IN’ pada tempat yang telah disediakan.

 

-          Klik Verify untuk melihat apakah formula tersebut valid atau tidak. Jika sudah, klik Ok. Dan akan kembali ke dialog box awal (seperti gambar di bawah). Isilah isian To dengan nama file output hasil extract, misal beri nama Ar_IN.fil

-          Maka hasilnya akan muncul tabel baru (Ar_IN) yang menunjukkan tipe transaksi IN saja.

Count record

Fungsi count digunakan untuk menghitung jumlah record dari file data yang sedang diolah atau yang sedang aktif dengan persyaratan tertentu. Bila kita hanya ingin menghitung jumlah record tanpa persyaratan tidak perlu menggunakan perintah ini karena sudah tercantum di bagian bawah data. 

-          Misalnya kita ingin menghitung jumlah penjualan yang memiliki nominal order di atas 1000, maka langkahnya adalah sebagai berikut :

-          Buka tabel “Ar”. Untuk menjalankan perintah ini maka klik analyze pada menu bar  count records

 

-          Untuk membuat batasan, kita klik tombol if pada tampilan seperti diatas, maka akan muncul tampilan seperti ini :

 

-          Masukkan rumus “Amount > 1000” pada tempat yang disediakan.

-           

Berdasarkan hasil batasan Amount > 1000 ini, diketahui bahwa jumlah penjualan yang memiliki total order melebihi 1000 ada 190 faktur.

Total Field

Total Field dapat menampilkan jumlah yang bersifat numerik, misalnya jumlah total jumlah piutang dalam tabel “Ar”. Untuk langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

-          Buka tabel penjualan  analyze  klik total field

-          Setelah klik total field, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

                                                                       ok                  

-          Kemudian pilih field “Amount”

-          Berdasarkan total field (fungsi total) dari tabel “Ar” ini, diketahui bahwa jumlah total piutang sebanyak 468,880.69

Statistical

ACL menydiakan fungsi untuk perhitungan statistik sederhana seperti rata-rata, nilai absolut, nilai maksimum, nilai minimum, dan standar deviasi. Untuk menghitung statistik dari tabel Ar silahkan ikuti langkah di bawah ini:

-          Buka tabel “Ar”, pilih menu Analyze, pilih Statistical – Statistic

-           

-          Pilih Statistic On – pilih “Amount” – aktivkan Standar Deviasi - OK

-          Akan muncul hasil sebagai berikut

 

Untuk membuat ringkasan / profil statistik suatu data, dapat menggunakan fungsi “Profile” yang juga ada dalam menu Analyze – Statistical – Profile.

Stratify

Fungsi Statify digunakan untuk menampilkan secara ringkas file yang berjenis numeric. Fungsi stratify ini menyajikan data minimum, maksimum dan interval. Untuk menjalankan fungsi ini ikuti langkah –langkah berikut ini :

-          Buka file “Ar” kemudian klik analyze pada menu bar  stratify. Maka akan muncul tampilan

berikut ini yang menampilkan table yang berjenis numeric.

 

-          Pilih Stratify On - Amount. Nilai maksimum dan minimum akan muncul secara otomatis jika sebelumnya telah melakukan fungsi “Profile”. Isi interval dengan angka 10. Maka akan muncul hasil seperti di bawah:

 

Classify

Fungsi Classify untuk memberikan ringkasan informasi tentang sejumlah record dengan sebuah key yang unik dan untuk menjumlahkan total field numeric untuk masing-masing nilai key. Untuk menjalankan fungsi ini, ikuti langkah-langkah berikut ini :

- Buka file “Ar” kemudian klik analyze pada menu bar  classify. Maka akan muncul tampilan berikut ini yang menampilkan table yang berjenis numeric.